Tätigkeiten buchen

Standardprojekt an Kunden zuweisen

Des Öfteren kann es vorkommen, dass ein Kunde im direkten Zusammenhang mit einem Projekt steht. Um daher die Ticket-Erstellung solcher Kunden zu erleichtern, haben wir das Feld Standardprojekt eingeführt. Diesen Feld ermöglicht es, einen Kunden direkt einem Projekt zuzuweisen, welches wiederum automatisch ausgewählt wird, sobald man für eben diesen Kunden ein Ticket erstellen. Selbstverständlich kann das Ticket auch einem anderen Projekt zugeschrieben werden.

Dazu klickt man in der gewünschten Person auf den Reiter Stammdaten und verknüpft in den Kunden-Einstellungen das gewünschte Standardprojekt.

Sobald man nun in der Tätigkeit die Person auswählt, wird automatisch das gewünschte Standardprojekt ausgewählt.

Standarddienstleistung im Projekt

Man kann außerdem pro Projekt eine favorisierte Standarddienstleistung festlegen, die in den Tätigkeiten dann automatisch ausgewählt wird. Dazu geht man in das gewünschtes Projekt und klickt auf den Reiter Dienstleistungen neben den Stammdaten.

Um eine Dienstleistung als die Standarddienstleistung festzulegen, klickt man in der Spalte Fav in die entsprechende Zeile und schon ist die entsprechende Dienstleistung als Standard markiert. Dies kann man an dem gelben Stern-Symbol erkennen.

Wenn man nun eine Tätigkeit auf eben dieses Projekt bucht, wird die zuvor markierte Dienstleistung automatisch ausgewählt.

Automatische Fahrzeitbuchung

Für unsere Kunden, die im Außendienst oder Ähnlichem tätig sind, kann es mitunter sehr mühsam sein, jede Fahrt (Hin- und Retourfahrt) einzeln buchen zu müssen.

Deshalb hat man beim Tätigkeiten buchen direkt die Möglichkeit, die Fahrzeit zu buchen, sobald das entsprechende Projekt ausgewählt wird. In der Tätigkeit wird direkt die Fahrzeit abgefragt und dann automatisch als Hinfahrt und/oder Rückfahrt gebucht.

Wie und wo konfiguriere ich die automatische Fahrzeitbuchung?

Man wählt dazu im Editor → globalen Einstellungen→  Projekte → Fahrzeiten. Hier trägt man die ID des Artikels ein, z.B. 3793 für Artikel ID – nach Aufwand.

Den entsprechenden Artikel findet man dann unter der ID oder dem Namen in der Artikelsuche.

Im Projekt kann unter den Stammdaten der gewünschte Fahrzeit-Typ gewählt werden. Die Fahrzeitposition kann darüber hinaus optional automatisch erstellt werden. Sobald die Fahrzeit im Projekt hinterlegt wurde, kann bei der Zeitbuchung die Fahrzeit „vorher“ und „nachher“ ausgewählt werden.

In der Tätigkeitserfassung kann man nun festlegen, ob „vorher“ und/oder „nachher“ verbucht werden soll und wie lange die Fahrzeit beträgt. Man kann darüber hinaus das jeweilige Fahrzeug und die Kilometer angeben. In unserem Falle dauert die Fahrzeit für die Hinfahrt 30 Minuten.

Hat man im Projekt bei „Fahrzeitposition erstellen“ ein Häkchen gesetzt, so wird automatisch eine Zeitbuchung für die halbe Stunde Fahrzeit gebucht, in unserem Beispiel eben eine halbe Stunde vorher.

Beispiel: Wenn sowohl vorher als auch nachher gebucht wurde.

Anwesenheit von Tätigkeiten ableiten

Man kann ab sofort auch Anwesenheiten direkt aus den Tätigkeiten überführen. Hierzu öffnet man im Reiter Widgets das Widget Anwesenheit. Rechts öffnet sich das entsprechende Fenster Anwesenheitserfassung. Nun wählt man die gewünschte Zeitspanne aus und es werden die Tätigkeiten und Anwesenheiten eben dieser Zeitspanne angezeigt. Mit nur einem Klick auf Überführen hat man nun die Möglichkeit, alle Zeiten in denen Tätigkeiten gebucht wurden, in die Anwesenheitserfassung zu überführen.

Automatische Pausen

Man kann außerdem einstellen, wie hoch die maximal durchgehende Arbeitszeit der Mitarbeiter sein soll, etwa nach 6 Stunden Arbeitszeit muss eine Pause eingelegt werden. Dies ist möglich unter globale Einstellungen → Anwesenheiten → Konfiguration. 

Um den Umgang mit solchen Vorschriften zu erleichtern, hat man die Möglichkeit Pausen automatisch setzen zu lassen, sobald die maximal durchgehende Arbeitszeit überschritten wird.