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DSGVO konformes anonymisieren einer Person

Mit dem banibis-ERP ist es möglich, Personen so zu anonymisieren, dass der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gesetzeskonform genüge getan wird. Die Personen sollen im System nicht mehr auffindbar sein, bis auf die gesetzlich vorgeschriebene Belegspflichten, wie z.B.: Eingangs- und Ausgangsbelege. Wichtig ist, dass die internen Vorgänge, welche die Grundlage für die Dokumentation und Statistik sind, möglichst erhalten bleiben.

Wo finde ich die Funktion "eine Person anonymisieren"?

Der Button Person anonymisieren wird nur gesehen, wenn unter Menu: Editoren -> Benutzer, das Recht: "Person anonymisieren" freigeschaltet ist.

Im Titel befindet sich rechts das Burgermenu grafik.png. In diesem ist der Button "Person anonymisieren" zu finden. Nach Anklicken dieses Buttons öffnet sich ein Fenster, in welchem der Vorgang "Person anonymisieren" bestätigt oder abgebrochen werden kann.

grafik.pnggrafik.png

Was passiert wenn eine Person anonymisieren wird?

Wichtig: Beim Anonymisieren gehen die Daten unwiederbringlich verloren.

Bei der Anonymisierung wird zwischen natürlichen Personen und Firmen unterschieden. Die Anonymisierung funktioniert wie folgt:

Natürliche Personen

  • Der Vorname und die Straße wird gelöscht
  • Der Nachname wird mit „Anonymus“ überschrieben
  • Die Änderungshistorie wird für Adresse und Kontakte gelöscht

Firmen

  • Die Straße wird gelöscht
  • Der Firmenname wird mit „Anonymus“ überschrieben
  • Alle Kontaktdaten werden gelöscht (wie z.B.: Telefonnummer, E-Mail, usw.)
  • Die Änderungshistorie wird für Adresse und Kontakte gelöscht

Was passiert mit Belegen, die mit der Person verbunden sind?

  • Aufbewahrungspflichtige Belege werden von der Person entkoppelt und dem Systembenutzer „SYSANON“ zugeordnet. Dokumente und E-Mails bleiben erhalten.
  • Nicht aufbewahrungspflichtige Belege bleiben mit der schon anonymisierten Person verknüpft. Die zwischengespeicherten Personen und Lieferdaten werden - wie die Person - anonymisiert und deren Änderungshistorie gelöscht. Dokumente und E-Mails bleiben erhalten.

Was passiert mit Tickets, die mit der Person verbunden sind?

Mit der Person verknüpfte Tickets werden anonymisiert. Dafür wird die Person als auch deren Kontakte sowie die Änderungshistorie gelöscht.

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