Anlegen eines neuen Projektes

Um einen neues Projekt anzulegen, muss in der Menüleiste unter Anlegen die Entität Projekt ausgewählt werden.

Stammdaten

Zuerst müssen die Stammdaten ausgefüllt werden, dabei sind die Felder Name und Zahlungswunsch verpflichtend auszufüllen, um das Profil erstellen zu können.

Status

In der Kategorie Status wird zwischen dem Projektstatus und dem Verrechnungsstatus unterschieden. Die Bebuchbarkeit der Tätigkeiten kann mit dem Haken „mit Tätigkeiten bebuchbar“ gesteuert werden.

Im Feld Status Projekt wird der Fortschritt des angelegten Projekts festgelegt (z.B.: Lead, Umsetzung, Regelbetrieb, Abgeschlossen, Verloren). Dieser Status kann unter Editoren → globale Einstellungen → Projekte → Status selbst konfiguriert werden.

Im Feld Status Verrechnung wird der Fortschritt für die Verrechnung des Projekts festgelegt (z.B.: offen, wirtschaftliche Kontrolle, technische/inhaltliche Kontrolle, Kontrollen durchgeführt, zur Verrechnung freigegeben, verrechnet und abgeschlossen). Dieser Status kann unter Editoren → globale Einstellungen → Projekte → Status Verrechnung selbst konfiguriert werden.

Stammdaten

• In der Kategorie Stammdaten können Name, Kurzbezeichnung und Beschreibung des Projektes eingetragen werden.
  
• Das Feld Farbe ist ein optisches Hilfsmittel beim Buchen von Tätigkeiten.
  
• Das Feld Sales-Ticket gibt jenes Lead Ticket an, mit dem das Projekt gewonnen wurde.
  
• Im Feld Projekt-Tickets können verknüpfte Tickets hinzugefügt werden.
  
• Unter „Lagerverwaltung“ können die benötigten Lager dem Projekt zugeordnet werden. Für ein Projekt kann ein eigenes Lager angelegt werden, wodurch dieser Lagerbestand nicht verfügbar im Hauptlager angezeigt wird. Daher können diese Teile nicht in anderen Projekten angezeigt werden. Der Lagerstatus kann an den Projektstatus mit einem Klick auf den Button „Lagerstatus an Projektstatus knüpfen“ geknüpft werden.
  

Angebot

In der Kategorie Angebot können in den Feldern Angebotsanschrift sowie zu Handen andere Personen speziell für ein Projekt eingetragen werden. Das Feld Angebotsvariante entscheidet über „kurz“ oder „lang“, wobei es bei „lang“ zusätzlich eine Vorstellungsseite der Firma gibt. Die Informationen, die im Feld Beschreibung eingetragen werden erscheinen bei jedem Angebot am Deckblatt. Mit dem Feld „mit Endsumme“ wird entschieden, ob Brutto und Netto gedruckt wird. Unter Konditionen können spezielle Konditionen für den Ausdruck hinterlegt werden. Es gibt vier Standardkonditionen ,die hinterlegt werden können. Diese Standardkonfigurationen sind: Zahlungskonditionen, Vertragsbeginn, Vertragsende und Lieferkonditionen. Die Angebotskonditionen können unter Editoren → globale Einstellungen → Projekte → Angebotskonditionen konfiguriert werden.

Lieferung

In den Feldern Lieferanschrift und zu Handen können Personen hinterlegt werden. Unter Lieferart können die unterschiedlichen Belieferungsmethoden ausgewählt werden. Optional gibt es auch den Button für eine Direktbelieferung.

Verrechnung

• Für die Verrechnung können in den Feldern Rechnungsanschrift und zu Handen Personen hinterlegt werden.
• Die Laufzeit kann mit einem Anfangs- und Enddatum, sowie benötigten Intervall eingegeben werden.
• Unter Vorgang können der Zahlungswunsch sowie die Preisstufe festgelegt werden.
• Es können Brutto- und Netto-Preise gewählt werden.
  
• Im Feld Steuer kann der benötigte Steuersatz ausgewählt werden.
  
• Der Gesamtrabatt kann in den gewünschten Prozent eingetragen werden.
  
• Zusätzlich kann eine Referenznummer für den Vorgang gesetzt werden.
  
• Da Fahrzeiten für die Berechnung benötigt werden, können je nach benötigten Typ ausgewählt werden. Mit dem Button „Fahrzeitpositionen erstellen“, werden diese direkt in der Rechnung erstellt.
  

Teilfakturierung ist ein reines Informationsfeld.

Es können die zusätzlichen anfallenden Kosten eingetragen werden. Hierbei wird zwischen einmaligen und laufenden, sowie nach dem Zeitpunkt unterschieden, wann diese auftreten.

Rollen

Unter dieser Kategorie können Rollen hinzugefügt werden. Dafür müssen Personen hinterlegt und dann die benötigte Rolle zugewiesen werden.

Dienstleistungen

Dienstleistungskatalog mit globalen Dienstleistungen und projektspezifischen Dienstleistung aus Projektsicht. Diese Dienstleistungen können unter Editoren → Dienstleistungen konfiguriert werden.

Die Matrix mit „keine, Wartungsfenster (WF), doppelte Arbeitszeit (DA), usw.“ beschreibt die Zuordnung von Dienstleistung zu Position. Diese kann unter Editoren → globale Einstellungen → Tätigkeiten → Optionen frei konfiguriert werden. Die Optionen können miteinander kombiniert werden, wodurch eine neue Spalte (z.B.: DA+WF) erstellt wird.

Unter Editoren → globale Einstellungen → Tätigkeiten → Konfigurationen können Kombinationen der Optionen ein- und ausgestellt werden. (z.B.: 10 Optionen bedeutet 10! Kombinationen)

Positionen

In den Positionen können alle Aufwände eingetragen und geordnet werden. Es können neue Dienstleistungen für die Projekte angelegt werden.

Dienstleistung

• Im Feld Dauer kann zwischen „einmaligen“ und „laufenden“ Tätigkeiten unterschieden werden.
  
• Im Feld Typ wird zwischen Pauschale, Nach Aufwand, Artikel und Pool unterschieden.
  • „Nach Aufwand“: Optionen können hier freigeschaltet und somit auch angezeigt werden. Die Position kann durch Hinzufügen von Optionen aufgefächert werden.
  • „Pauschale“: Für vereinbarte Tätigkeiten, die mit einem Pauschalbetrag verrechnet werden. In der Regel einmalig, kann jedoch auch laufend sein. Wenn eine Pauschale laufend ist, kann man einen gewissen Anteil in die Pauschale miteinrechnen bis dieser Wert überschritten wird. Danach werden weitere Tätigkeiten nach Aufwand verrechnet. „Minimale und maximale Anzahl“ gibt an, welcher Aufwand mindestens und maximal für die Pauschale verrechnet wird.
  • „Pool“: Es wird eine gewisser Pool an Stunden vereinbart, welcher laufend oder einmalig sein kann. Die schon verbrauchten Stunden werden von den vereinbarten Poolstunden abgezogen. Wie in den Abbildungen zu sehen ist, sehen Aufbucher sowie Verbraucher die noch vorhandenen Stunden im Pool.
  • „Artikel“: Es können für die Projekte benötigte Artikel hinzugefügt werden.

Es kann zwischen bebuchbaren und nicht bebuchbaren Dienstleistungen unterschieden werden. Weiters kann der Status auf verrechenbar und nicht verrechenbare Leistungen gesetzt werden.  

Laufzeit

Unter Laufzeit kann der Zeitraum sowie die gültige Dauer der Preise und die Verrechnungsintervalle angegeben werden.

Das Feld "zum Monatsende auffüllen" dient dazu, dass bei Verrechnungen mitten im Monat, das laufende Monat aufgefüllt wird und somit dann monatlich verrechnet werden kann.

Wie sehe ich eine Übersicht über alle Positionen meiner Projekte?

Wenn man eine Übersicht über alle Positionen braucht, die in Projekten verwendet werden, am besten über die Projektsuche gehen und "Positionen anzeigen" anwählen. Zur Übersichtlichkeit noch die entsprechend angezeigten Spalten konfigurieren und danach ins Excel exportieren. Daraus lassen sich dann beliebig komplexe Auswertungen bauen. Zum Beispiel alle Waren, die noch nicht verrechnet wurden oder alle Pauschalen aufsummiert.