Todo
Eine Todo-Liste ist nichts anderes als eine Liste aller Aufgaben, die festlegt, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und bis zu welchem Zeitpunkt sie erledigt sein müssen. Sie haben nicht nur jederzeit einen schnellen Zugriff auf Ihre Todos, sondern sie lassen sich auch noch extrem einfach und schnell anlegen und sind mit nur einem Klick auf den "Speichern"-Button abgeschlossen.
Es kann Ihnen dabei helfen, alles im Überblick zu behalten und die Aufgaben nach Prioritäten abzuarbeiten. Es ist unheimlich motivierend, erledigte Aufgaben abhaken zu können. Das ist möglich, indem Sie einfach das grau hinterlegte Häkchen neben Ihrem Todo anklicken.
Wofür kann ich ein Todo gebrauchen?
Ein Todo ist daher ein einfaches Werkzeug, um festzuhalten, wer was bis wann zu tun hat. Klar strukturiert erhält man einen schönen Überblick von anfallenden und dringenden Aufgaben. Dabei werden Aufgaben gesammelt und nach Dringlichkeit sortiert. Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen "Meine Todos" und "Todos für eine Entität".
Meine Todos
Bei „meine Todos“ handelt es sich um Ihre persönlichen Aufgaben, egal ob diese von Ihnen selbst oder von anderen für Sie erstellt wurden.
Todos für eine Entität
Diese Todos befinden sich direkt z.B. in einem bestimmten Ticket, Vorgang, Projekt, usw. In diesem Fall hat jeder die Möglichkeit, alle mit diesem Auftrag in Zusammenhang stehenden Todos einzusehen.
Todo anlegen
Je nachdem, ob man das Todo für sich selbst oder für eine andere Entität anlegen möchte, muss die richtige Vorgehensweise gewählt werden.
Meine Todos
Öffnen Sie Ihre Todo-Leiste rechts oben und klicken Sie auf „neues Todo“ oder mittels Tastenbefehl [Alt+Ctrl+n]. Danach öffnet sich das entsprechende Formular zum Ausfüllen. Im Eingabefeld sind Sie bereits als Bearbeiter direkt hinterlegt. Füllen Sie daher nur noch alle notwendigen Felder aus und klicken Sie auf speichern.
Zu beachten ist, dass es sich bei der linken Seite („letzte Änderungen“), um alle Änderungen handelt, die man selbst zuletzt vorgenommen hat. Das betrifft z.B. auch Todos, die Sie an andere Personen ausgestellt haben.
Sobald Sie ein Todo auf "erledigt" setzen, springt das Todo auf eben diese Seite. Sollten Sie doch noch Änderungen vornehmen wollen, können Sie es einfach mit Anklicken des Häkchens wieder zurücknehmen und müssen nicht erst mühsam danach suchen.
Auf der rechten Seite ("meine Todos") befinden sich explizit nur Ihre eigenen Todos; also nur Todos, die Sie selbst betreffen.
Todo für eine andere Person erstellen
Sie können auch ganz einfach anderen Personen Aufgaben zuweisen, indem Sie in dem Overlay Ihrer Todos verbleiben. Beim Erstellen eines neues Todos sind Sie grundsätzlich als Bearbeiter direkt hinterlegt. Für den Fall aber, dass Sie ein Todo für eine andere Person ausstellen, können Sie entweder in der Drop-Down Liste oder durch direktes Eintippen des Namens bzw. der Kurzbezeichnung die gewünschte Person auswählen.
Das erstellte Todo erscheint zwar noch bei Ihnen in den "letzten Änderungen" auf, befindet sich aber nun direkt in der Todo-Liste der zuständigen Person.
Todo einer Entität zuordnen
Ein Todo für eine bestimmte Entität können Sie direkt in einem Projekt, Vorgang, Ticket, etc. vergeben.
Hier kann jeder alle Todos von allen Personen, die diese Entität betreffen, einsehen.
Wenn Sie nun z.B. direkt in einer Rechnung das Todo-Tool öffnen, können Sie sich selbst oder einer anderen Person eine mit dieser Rechnung in Zusammenhang stehende Aufgabe zuordnen.
Sie selbst werden Ihre vergebene Aufgabe in Ihrer persönlichen Todo-Liste unter "letzte Änderungen" sehen; der zuständigen Person wird das von Ihnen vergebene Todo nun in seiner "meine Todos"-Liste aufscheinen.
Im Nachhinein mit einer Person oder Entität verlinken
Sie haben auch die Möglichkeit ein Todo noch im Nachhinein mit einer bestimmten Person oder Entität zu verlinken.
Klicken Sie hierzu ganz einfach auf den Namen des Todos, um das Todo zu öffnen. Um nun Änderungen vorzunehmen, klicken Sie auf den Reiter Stammdaten und weisen bzw. ändern Sie unter Ansprechpartner die dafür zuständige Person, die Sie als Bearbeiter definieren müssen.
Um dem Todo eine bestimmte Entität zuzuweisen, klicken Sie ebenfalls auf den Reiter Stammdaten und hinterlegen Sie mittels Projekt, Ticket oder Vorgang den gewünschten Auftrag. Speichern Sie die Änderungen.
Übersicht über die Funktionen und weitere Möglichkeiten
Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt die wesentlichen Funktionsweisen sowie weitere Möglichkeiten, die Ihnen zur Verfügung stehen.
Wo befindet sich die Todo-Funktion?
Die Anwendung für Ihre persönlichen Todos befindet sich in der rechten, oberen Ecke des ERPs. In der Liste "meine Todos" finden Sie all Ihre offenen Todos.
Die Todo-Liste für jede andere Entität befindet sich im entsprechenden Auftrag (Ticket, Vorgang, Projekt).
Die Todos werden Ihnen nach Fälligkeit sortiert angezeigt. Wollen Sie mehr der Todos sehen, klicken Sie auf „alle Todos anzeigen“. Hiernach gelangen Sie in eine Übersicht der Todos. Ist im Todo eine bestimmter Auftrag (z.B. Rechnung, Auftragsnummer) hinterlegt, können Sie mittels Anklicken direkt dorthin springen.
Beschreibung
Im Formular haben Sie die Möglichkeit, Ihrem Todo eine kurze Beschreibung hinzuzufügen.
Bearbeiter
Grundsätzlich werden Sie direkt als Bearbeiter angezeigt. Möchten Sie für eine andere Person ein Todo ausstellen, wählen Sie entweder mittels Drop-Down Liste oder durch direktes Eintippen des Namens bzw. der Kurzbezeichnung die gewünschte Person aus.
Fälligkeit
Aufgaben können zeitlich terminiert werden und sind in der Liste entsprechend je nach Priorität geordnet (Wichtigkeit).
Farben helfen, die Fälligkeit zu unterscheiden:
- rot -> dringend. innerhalb von 3 Stunden fällig
- orange -> heute
- blau -> Datum gesetzt, aber älter als 24 Stunden
Möchten Sie die Fälligkeit noch einmal bearbeiten, dann klicken Sie einfach auf die Ihnen angezeigte Fälligkeit (farblich hinterlegt), um die Schnellauswahl zu öffnen. Sobald Sie eine neue Fälligkeit wählen, wird diese automatisch geändert.
Die Vorschläge der Fälligkeit können auch je nach Belieben konfiguriert werden. Dazu rufen Sie uns einfach an und wir konfigurieren im Handumdrehen neue Vorschläge für Sie.
Es ist Ihnen selbst überlassen, ob Sie das Datum mittels Kalender auswählen, oder selbst eintippen. Das können Sie tun, indem Sie das europäische Format TT.MM.JJ verwenden. Die Uhrzeit fügen Sie direkt dahinter an und zwar im Format HH:MM. Also zum Beispiel: 24.06.20 15:43.
Abgesehen davon stehen Ihnen einige nützliche Tricks zur Verfügung:
- jetzt
- morgen
- übermorgen
- Mo, Di, Mi, etc. (für den nächsten Mo, nächsten Di, etc.)
Hier finden Sie Weitere Möglichkeiten für Datumseingaben.
Liste
Unter dem Reiter „Liste“ können beliebige Listen anlegt werden, um Gruppierungen vorzunehmen, wie z.B. Anruf, Unterwegs. Diese sind natürlich besonders sinnvoll für das weitergehende Filtern. Die Listen und Typen werden Ihnen in der Drop-Down-Liste angezeigt, sobald für das Todo Listen konfiguriert wurden.
Todo als Mail an Zuständigen senden
Sie haben außerdem die Möglichkeit, durch einfaches Anklicken des Kästchens, der zuständigen Person das Todo per E-Mail zuzusenden.
Todo auf "erledigt" setzen
Klicken Sie dazu ganz einfach auf das graue Häkchen links neben Ihrem Todo. Das Häkchen wird nun grün hinterlegt.
Haben Sie das Todo auf „erledigt“ gesetzt, springt dieses aus Ihrer persönlichen Liste in „letzte Änderungen“. Hier können Sie, falls Bedarf besteht, das Todo nochmals bearbeiten bzw. mit Klicken auf das grüne Häkchen wieder auf „unerledigt“ setzen.
Todo bearbeiten
Um das Todo noch einmal zu editieren, klicken Sie auf das Pen-Symbol.
Dieses wird Ihnen unterhalb des Häkchens angezeigt, sobald Sie mit Ihrer Maus über das entsprechende Todo fahren.
Weiteres
Ist der Button auf Auto gesetzt, werden Ihre Todos im Hintergrund automatisch aktualisiert. 
Mit dem Kreiszeichen können Sie Ihre Todo-Liste selbst aktualisieren. 