Personensuche

Die Personensuche ist im Menü unter den Reiter Suchen zu finden. Durch das Öffnen der Personensuche öffnet sich auch am rechten Bildschirmrand das Widget erweiterte Suche. Farblich ist die Personensuche in Dunkelblau gehalten. 

Was ist eine Person?

Eine Person ist eine Entität, kann zum Beispiel ein Kunde, ein Lieferant oder ein Benutzer sein und wird unter Anlegen->Person angelegt. (Nähere Infos: Person anlegen)

Volltextsuche

Die Volltextsuche durchsucht den Namen und die vollständige Nummer aller Personen. Das Suchfeld mit der # rechts daneben durchsucht nur die Nummer mit oder ohne den vor gereihten Buchstaben. (Wenn diese Felder leer gelassen werden, werden durch den Suchen Button alle Personen angezeigt.)

Durch den Button Suchen wird die Volltextsuche ausgeführt und durch den Button aufheben wird die Suche wieder aufgehoben und alle Personen angezeigt. Der Button aufheben wird rot, wenn eine Suche gelaufen ist und diese aufgehoben werden kann. 

Normalerweise werden bei der Suche immer standardmäßig die ersten 100 Treffer geladen. Durch den Button Alles werden nun wirklich alle Treffer geladen. Dies kann mittunter auch einige Minuten dauern. Solang der Button grau ist, werden nur 100 Ergebnisse angezeigt, wenn er dagegen aktiviert ist, ist er rot. 

Durch Auswahl des Buttons editieren öffnet sich am unteren Teil des Bildschirms ein Fenster, in welchem man die Stammdaten, Kontakte, Adresse und Verrechnung verändern kann. Wenn der Button rot ist, ist er bereits ausgewählt, wenn er grau ist nicht.

Wenn die Checkbox "in Beziehung setzen" angewählt ist, werden auch alle Personen gesucht, welche mit den Personen, die der Suche entsprechen in Beziehung stehen. (Außer sei sind gesperrt, dann nicht) 

Weiter rechts in der Leiste ist noch das Icon für Reports zu finden, dieses wird auf der Seite Report erklärt.

Erweiterte Suche

Die erweiterte Suche ist ein Widget, welches am rechten Bildschirmrand angezeigt wird und automatisch geöffnet wird, wenn die Personensuche ausgewählt wird. Wenn dieses geschlossen wird, lässt es sich über den Button erweiterte Suche am rechten Rand der Volltextsuche wieder öffnen. 

Ganz oben sind die Buttons Zurücksetzen, welche die Suche und die Filter zurücksetzt, und daneben der Button Anwenden, welcher die Filter anwendet und die Suche startet. Bevor irgendwelche Filter gewählt sind, sind beide Buttons ausgegraut (Siehe linkes Bild), erst nach Auswahl eines Filters werden sie farbig (Siehe rechtes Bild) und auch anklickbar. 

Direkt darunter ist der Button Intensivsuche öffnen, welcher die Intensivsuche in einem eigenen Fenster öffnet. 

    

Bei den Kategorien und dem Typ kann man durch die Checkboxen alle auswählen, die gewünscht sind und wenn keine ausgewählt sind, werden alle gesucht. Weiters kann ausgewählt werden, ob nur Personen angezeigt werden sollen, für die alle Vorgänge gesperrt sind (ja), für die alle Vorgänge freigeschalten sind (nein) oder beides (egal).

Bei der Kennung lässt sich die "Größe" der Person auswählen. Unterscheiden kann man zwischen einer Privatperson, einem Kleinen Unternehmen (11-50 PCs), einem Mittelstand Unternehmen (41-350 PCs) und einem Corporate (>351 PCs).  Rechts neben dem Feld findet man noch ein Plus-Icon. Durch dieses lassen sich noch mehrere dieser Felder öffnen und es können beispielsweise zwei oder mehrere Kennungen ausgewählt werden. Die weiteren Felder lassen sich durch das Minus-Icon rechts wieder entfernen.

Zum Schluss kann man noch eine Auswahl treffen, wer die Person angelegt hat. Links der Button Ich sucht die vom gerade angemeldeten Nutzer angelegten Personen. 

Die Filter, die getroffen worden sind, werden dann oben in einer roten Leiste angezeigt. 

Intensivsuche

Die Intensivsuche dient dazu nach bestimmten Einstellungen zu filtern. Diese Filtermöglichkeiten können auch als Schnellfilter angelegt werden.

Wie wird ein neuer Filter angelegt?

Um einen eigenen Filter zu erstellen, muss man im Widget erweiterte Suche den Button Intensivsuche öffnen klicken. In der Intensivsuche müssen nun folgende Schritte unternommen werden, um die persönlichen Filter anzulegen:

1.  Auf Neu klicken.
2.  Namen für den Filter vergeben.
3.  Einstellungen treffen
   1. Im Widget anzeigen: Der Filter wird als Schnellfilter rechts in der Widgetbar angelegt.
   2. Sichtbar für Alle: Hier kann man entscheiden, ob der Filter global für alle oder nur für mich, also den eingeloggten Benutzer, sichtbar sein soll.
4.   Unbedingt auf Speichern klicken.

Wie wird ein bestehender Filter geändert?

1. Auf Editieren klicken.
2. Filter auswählen
3. Unbedingt auf Speichern klicken.

Einfache Suche

• Kategorie: Hier kann die Kategorie der Person ausgewählt werden (ist auch in der erweiterten Suche vorhanden).
• Typ: Hier kann der Typ der Person ausgewählt werden (ist auch in der erweiterten Suche vorhanden).
• Standort: Hier kann eingeschränkt werden, welchem Land die Person zugehört. Weiter kann es dann noch auf ein Bundesland und eine bestimmte Entfernung von/bis eingeschränkt werden.
• Sonstiges: Hier kann man die Kennung, Preisstufe, Kondition, Zahlungswunsch, Lieferart und Versand auswählen und auch eingrenzen, von wem die Person angelegt worden ist (letzteres auch in der erweiterten Suche vorhanden).
• Allgemein: Hier kann man einstellen, ob auch nach gelöschten Personen oder nach welchen, wo die Bearbeitung gesperrt ist gesucht werden soll. Auch lässt sich einstellen, ob nach Vorlagen gesucht werden soll oder nicht. 
  
• Status: Hier kann eingestellt werden, nach welchen aktuellen Status gesucht werden soll. Hier kann der Status gefordert werden (ja), ausgeschlossen werden (nein) oder einfach nicht beachtet werden (egal) (ist auch in der erweiterten Suche vorhanden).
• Tagging: Hier kann man nach gesetzten Tags suchen.
• Rollen: Hier kann man eingrenzen, was für Rollen den Personen zugeordnet sein sollen. 
• externe Filter (mit): Hier kann man bestimmte Filter setzen, welche inkludiert werden sollen.
• externe Filter (ohne): Hier kann man bestimmte Filter setzen, welche exkludiert werden sollen.
• Suchergebnis: Hier kann die Anzahl der maximalen Suchergebnisse angegeben werden.

Komplexe Suche

Die komplexe Suche läuft über selbst definierte Regeln und dann Regelgruppen ab. Man kann Regeln der aktuellen Gruppe hinzufügen ("Regel hinzufügen"), oder aber eine neue Gruppe erstellen ("Gruppe hinzufügen") und dann in diese Regeln einfügen. 

Eine Gruppe kann entweder immer alle darin enthaltenden Regel fordern, wenn "UND" ausgewählt ist. Oder immer nur eine Regel der Gruppe fordern, wenn "ODER" ausgewählt ist. 

Der Button Zurücksetzen setzt die ganze Suche wieder zurück 

Eine Regel ist so aufgebaut, dass sie immer aus drei Teilen besteht:

Keyword->gleich/ungleich->Antwort

Rechts auf dem roten Button Löschen, ist es möglich die Regel wieder zu löschen.

Versenden von Mails über die Personensuche

In der Personensuche ist es auch möglich E-Mails zu versenden. Dafür muss eine Person (oder mehrere Personen) gesucht und ausgewählt/markiert werden. Dann am rechten oberen Bildschirmrand das Burgermenu auswählen. Dann öffnet sich ein kleines Fenster direkt darunter in welchem die gewünschte Mail-Vorlage ausgewählt werden kann. Diese Vorlage wird dann nach Klicken des Senden-Buttons wird die Mail an alle markierten Personen gesendet.

In den globalen Einstellungen->Mandant->Text Templates kann man verschiedenste Mail Vorlagen anlegen. Dies können von Newsletter angefangen, über Einladungen zu Terminen oder rein informativen Texten, alles sein. Hier ist ein Beispiel eines Newsletters.