Anlegen einer neuen Person
Um eine neue Person anzulegen, muss in der Menüleiste unter Anlegen die Entität Person ausgewählt werden.
Stammdaten
Wird eine neue Person angelegt, müssen zuerst unter dem Tab Stammdaten, die entsprechenden Daten ausgefüllt werden. Es wird zwischen verschiedenen Personenarten unterschieden, welche je nach Kategorie gewählt werden, worauf nachfolgend näher eingegangen wird.
Allgemeine Person
Bei der allgemeinen Person ist im Feld Kategorie Person auszuwählen.
Bei den zu wählenden Anreden wird zwischen einer Privatperson: Herr/Frau/Familie und einem Unternehmen: Firma/Verein/Ordination unterschieden.
Verpflichtende Felder
Verpflichtende Felder sind jene, die mit einem blauen Rand versehen sind. Sind die entsprechenden Felder ausgefüllt, ändert das Häkchen die Farbe von rot auf grün und kann nun angeklickt werden, um die Person erfolgreich anzulegen.
Optionale Felder
Kundenart
In der Sektion Kundenart kann zwischen Kunde, Lieferant und Benutzer gewählt werden. Im Feld Kategorie kann zwischen verschiedenen Personenarten gewählt werden.
Diese können individuell unter Editoren - globale Einstellungen - Personen - Kategorie konfiguriert werden.
Das Feld Kennung dient der Klassifizierung der Unternehmensgröße. Es wird zwischen „Privatperson“, „Kleine Unternehmen“, „Mittelstand“ und „Corporate“ unterschieden. Die Kennung kann unter Editoren - Attribut - Systemrelevante Attribute - Person - Kennung konfiguriert werden.
Das Feld Gesperrt gibt an, ob die Person standardmäßig im System auffindbar ist und einem Vorgang zugewiesen werden kann.
Kundendaten
In den Personendaten können neben Anrede und Nachname, weitere Informationen wie z.B.: Vorname, Kurzbezeichnung, usw. angegeben werden.
Wird als Anrede z.B.: „Firma“ ausgewählt, dann sind die Firmendaten auszufüllen. Unter dem Feld z.H.: kann eine vollwertige Person verlinkt werden. Im Feld UID kann die Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer eingetragen werden. Im Feld FN kann die Firmenbuchnummer eingetragen werden.
In den Adressdaten kann die genaue Anschrift eingetragen werden. Das Feld Entfernung ist relevant für die Tätigkeitenbuchungen, falls km-Geld verrechnet werden soll.
Die unterschiedlichen Länder können unter Editoren - globale Einstellungen - Core - Länder konfiguriert werden.
Unter Verknüpfungen kann eine Bezugsperson verlinkt, sowie unterschiedliche Rollen zugewiesen werden.
Kontaktdaten
In der Sektion Kontaktdaten sind reine Informationsfelder wie z.B.: Telefonnummer, Fax, Email, usw.
Spezielle Personen
Es kann zwischen 3 Arten von Kunden unterschieden werden:
• Kunde
• Lieferant
• Benutzer
Wird eines dieser 3 Felder ausgewählt wird, erscheint je ein zusätzliches Eingabefeld. Einer Person kann auch mehr als eine Kundenart zugewiesen haben.
Kunde
Wird das Feld Kunde ausgewählt, müssen zusätzlich zu den in „Allgemeine Person“ beschriebenen Feldern, auch die Felder Straße, PLZ, Ort und Lieferart verpflichtend ausgefüllt werden, damit der Vorgang erfolgreich abgeschlossen werden kann.
| Felder Kunden-Einstellungen | |
|---|---|
| Lieferart | Wahl zwischen mehreren Liefermethoden, z.B. Abholung, Versand, etc. |
| Rechnungsversand | Post- oder E-Mail-Versand |
| Konditionen | Relevant zur Überprüfung der Bonität des Kunden |
| Zahlungsart | z.B. Kreditkarte, Barzahlung, etc. |
| Fahrzeit | Fahrzeitkonditionen mit dem Kunden (nach Aufwand, Pauschale, etc.) |
| Preisstufe | Standardpreis, welcher aus den Artikeln gezogen wird |
| Kreditlimit | Kontrolle, ob Kunde noch zahlungsfähig |
| ext. Übertrag | Übertrag aus alten Fremdsystem |
| VIP und Versichert | reine Informationsfelder |
| Vorgänge nicht mahnen | Kunde soll trotz Mahnstufe nicht im Mahnwesen berücksichtigt werden |
| Mahnrestriktionen aufgeben | Aufhebung aller Mahnrestrikitionen des Kunden |
Die Zahlungskonditionen können unter Editoren - globale Einstellungen - Core - Zahlungskonditionen konfiguriert werden.
Lieferant
Wird das Feld Lieferant ausgewählt, müssen zusätzlich zu den in „Allgemeine Person“ beschriebenen Feldern, auch die Felder Straße, PLZ, Ort und Lieferart verpflichtend ausgefüllt werden, damit der Vorgang erfolgreich abgeschlossen werden kann.
| Felder Lieferanten-Einstellungen | |
|---|---|
| Lieferart | Wahl zwischen Liefermethoden, z.B. Abholung, Versand, etc. |
| Zahlungsart | Wahl der Zahlungsart |
| Preise | Brutto- oder Nettopreise |
| Beschaffungszeit | Zeit, die die Ware von der Bestellung bis zur Lieferung benötigt |
Benutzer
Wird das Feld Benutzer ausgewählt, müssen zusätzlich zu den in „Allgemeine Person“ beschriebenen Feldern, auch die Felder Username und Abteilung verpflichtend ausgefüllt werden, damit der Vorgang erfolgreich abgeschlossen werden kann.
| Felder Benutzer-Einstellungen | |
|---|---|
| Username | Name des Benutzers (z.B. Kürzel) |
| Abteilung | Zuordnung in Abteilung |
| Passwort | Passwort für Login |
| persönliche E-Mail | individuelle E-Mail-Adresse |
Wenn ein Kunde als Benutzer angelegt wird, kann diese Auswahl nachträglich nicht geändert werden.
Bei der Methode gibt es drei verschiedene Auswahlmöglichkeiten. Standardmäßig ist "Passwort" hinterlegt. Hierbei erstellt man ein Passwort und mit diesem ist dann die Person verknüpft. Eine andere Möglichkeit ist "Passwort + 2FA". Hier öffnet sich ein neuer Reiter "2FA".
Zwei-Faktor-Authentifizierung
Bei Token ist nun ein Token generiert worden, welcher mit der Person verknüpft wird, zusätzlich zu dem vorher selbst gewählten Passwort. Wenn man einen neuen Token möchte, dann ist das bei dem Button "neuen Token generieren" möglich. Anschließend ist es wichtig, dass man den Token auch als E-Mail versendet, mithilfe des Buttons "versenden als Email". Hierbei wird der Token an die E-Mail versendet, welche vorher bei ERP Login abngegeben worden ist.
In der Mail findet man dann den persönlichen QR-Code zur 2-Faktor-Authentifizierung. Wenn man sich dann im ERP anmelden möchte, muss man zuerst das Passwort eingeben, dann den QR-Code mit einer Authenticator-App sannen, um ein sechsstelliges Passwort zu erhalten. Dieses muss dann als nächstes angegeben werden.
Beziehungen
In den Beziehungen können in den Stammdaten verschiedenen Personen unterschiedliche Rollen für den Aufbau eines Organigramms zugewiesen werden. Durch den „Button Hinzufügen“ können diese Personen den jeweiligen Rollen hinzugefügt werden. Möchte man nachträglich z.B.Rollen der Personen ändern, muss man den „Button Editiermodus“ anwählen bzw. die „Enter-Taste“ drücken, um Änderungen vornehmen zu können.
Diese können unter Editoren - globale Einstellungen - Personen - Rollen konfiguriert werden.
Staffelpreise
Staffelpreise werden im Normalfall bei Kunden verwendet, wenn der Kunde auf bestimmte Artikel einen Rabatt oder Aufschlag bekommt. Dies kann auf so viele Artikel wie erwünscht festgelegt werden, und auch erst ab oder bis zu einer gewissen Menge.
Bei der Suche kann der Artikel gesucht werden, entweder mit dem Titel des Artikel oder mit der Artikelnummer. Unterhalb erscheint dann eine Auflistung mit allen Artikel, die zu der Suche passen. Durch einfachen Klick wird der Artikel ausgewählt und die Artikelnummer oben eingefügt. Durch Doppelklick wird der Artikel in einem neuen Fenster geöffnet. Anschießend kann man den Artikel einer Warengruppe zuordnen und die VK-Stufe auswählen. Beim Typ wird ausgewählt um was für eine Veränderung des Preises es sich handelt und bei Wert um wie viel (siehe weiter unten). Die Felder von ANz und bis Anz ermöglichen es, den Rabatt an eine bestimmte Menge zu binden, also erst ab 20 Stk oder ein Aufschlag unter 10 Stk. Zum Schluss kann noch ausgewählt werden, ob der Rabatt angezeigt werden soll (ja) oder nicht (nein) und eine Bechreibung hinzugefügt werden soll. Durch Hinzufügen wird der Artikel zu Staffelpreis von diesem Kunden hinzugefügt. Verpflichtend ist es den Artikel auszuwählen, den Typ und einen Wert anzugeben, alle anderen Felder sind optional.
- Preis absolut: Hier wird der normale VK für den Artikel für den einen Kunden mit dem neuen Fixpreis überschieben
- Rabatt in %: Hier wird dem Kunden ein Rabatt von einem bestimmten Prozentsatz vom VK gewährt (durch einen negativen Prozentsatz wird es ein Aufschlag um diesem Prozentsatz)
- Rabatt absolut: Hier wird dem Kunden ein Rabatt um einen bestimmten Euro-Wert vom VK gewährt (durch einen negativen Betrag wird es ein Aufschlag um diesem Betrag)
- DB1 in %: Hier wird der Deckungsbetrag (berechnet von EK und VK) überschrieben, sodass er einen gewissen Prozentsatz entspricht
- DB1 absolut: Hier wird der Deckungsbetrag (berechnet von EK und VK) überschrieben, sodass er einen gewissen Betrag entspricht
Beispiel: Ein Artikel hat einen EK von 20€ und normalerweise einen VK(netto) von 30€.
| Typ |
Wert |
neuer VK in € |
| Preis absolut |
25 € |
25 |
| Rabatt in % |
10 % |
27 |
| Rabatt absolut |
5 € |
25 |
| DB1 in % |
10 % |
22 |
| DB1 absolut |
3 € |
23 |
Eigenschaften
Unter Eigenschaften kann die Gehaltshistorie eingetragen werden. Mit dem Button "hinzufügen“ 
können mehrere Gehälter angelegt werden.
Bankdaten
Die Felder in den Bankdaten sind reine Informationsfelder. Es gibt die beiden Sektionen: Kontoinformation und Kontakt.
Tickets, Projekte, Tätigkeiten, Vorgänge
Gibt an, wo die Personen als Kunde hinterlegt sind. Es kann im Volltextsuchfeld nach den Verlinkungen der Personen gesucht werden.
Zahlungshistorie
Unter der Zahlungshistorie werden alle Zahlungen hinterlegt, die der Kunde geleistet hat.
Kommunikation
Unter Kommunikation kann zwischen SMS- und Email-Kommunikation gewählt werden.
SMS: Web-SMS und Anexia-SMS
Um eine neue SMS zu versenden, muss der „SMS-Button“ 
angeklickt und anschließend die Felder An und Nachricht ausgefüllt werden, um diese abschließen zu können.
E-Mail: SMTP und Exchange
Um eine neue Email zu versenden, muss der „Email-Button“ 
angeklickt werden. Anschließend sind die Felder An und Betreff auszufüllen, um die E-Mail abschließen zu können. Falls unterschiedliche Absender benötigt werden, können diese geändert werden.
Unter Editoren - Benutzer - Einstellungen können Exchange-E-Mails konfiguriert werden. Der Vorteil besteht darin, dass beim Aussenden einer E-Mail, diese direkt im Postausgang angezeigt wird.
Anwesenheitserfassung aktiv bedeutet, dass Outlook-Termine in die Anwesenheitserfassung des banibis-ERP synchronisiert werden.
Durch den "hinzufügen“-Button 
können Kontakte aus dem ERP ins Outlook mit freier Ordnerwahl und Personensuchfilter synchronisiert werden.
Dokumente
Es können Dokumente per dragDrag and dropDrop eingefügt werden.