Stornieren und Begutschriften
Um eine Stornierung oder Begutschriftung durchführen zu können, muss im ersten Schritt der Reiter Stammdaten im jeweiligen Vorgang angewählt werden. Zu Beginn der Abarbeitung muss der Modus im Vorgang wieder auf „Aktiv" gesetzt werden. Anschließend kann er abgearbeitet werden und verschwindet so aus der gefilterten Liste.
In der Liste „markiert für Storno“ sind alle Vorgänge (Auftrag, Rechnung) enthalten, die abgearbeitet werden sollen.
Aufträge stornieren
Handelt es sich um einen Auftrag muss die getätigte Zahlung mit der passenden Zahlungsart rücküberwiesen werden. Ein bereitgestelltes Infofeld erklärt dabei die Hintergründe (Vorgangsdaten -> Modus -> Halten). Ist die Gegenzahlung ausgefüllt und gespeichert, darf der Auftrag storniert werden.
Eine Rechnung/Gutschrift ungeschehen machen?
Vorweg: Rechnungen müssen eine lückenlose fortlaufende Nummerierung aufweisen, daher gelten für Rechnungen strengere Regeln als für andere Belege.
Folgend werden zwei Möglichkeiten genannt, eine Rechnung ungeschehen zu machen:
Rechnungen stornieren
Es kann immer nur die letzte Rechnung eines Nummernkreises storniert werden. Ist die letzte Rechnung storniert, so kann man aber auch die vorletzte Rechnung stornieren usw. Vorteil von stornierten Rechnungen ist, dass sie nie existiert haben und damit auch nicht umsatzsteuerpflichtig werden. Stornierte Rechnungen bleiben im System weiterhin enthalten und werden durch eine durchgestrichene Rechnungsnummer gekennzeichnet. Damit ist es möglich, dass zwei Rechnungen die gleiche Rechnungsnummer haben, aber jeweils nur eine Rechnungsnummer ist aktiv.
Rechnungen begutschriften
Für die Begutschriftung von Rechnungen muss zwischen Rechnung mit Zahlung und ohne Zahlung unterschieden werden. Zudem ist ein teilweises Begutschriften möglich.
Begutschriften von Rechnungen
Jede beliebige Rechnung kann jederzeit begutschriftet werden. Dafür gibt es den Belegstyp "Rechnungsgutschrift". Über die Aktionen in einer Rechnung können Sie die Begutschriftung auslösen. Dabei wird ein Beleg erstellt, welcher 1:1 die Wirkung der Rechnung aufhebt. Die Begutschriftung kann aber angepasst werden und damit auch nur teilweise begutschriften. Nach dem Speichern sind beide Belege aktiv und automatisch miteinander verknüpft.
In der erstellten "Rechnungsgutschrift" muss in den Stammdaten eine Zahlung hinzugefügt werden. Es ist "Anzahlung / Gutschrift dem KD gutschreiben" auszuwählen und der gewünschte Betrag anzugeben, damit der Status auf bezahlt gesetzt wird. Anschließend muss in den Stammdaten der Rechnung ebenfalls eine Zahlung hinzugefügt werden. Hier ist "Anzahlung / Gutschrift dem KD einlösen" auszuwählen, damit die Rechnung beglichen wird.
Zahlung hinzufügen für Gutschrift
Zahlung hinzufügen für Rechnung
Ausnullen der Zahlung
In der erstellten "Rechnungsgutschrift" muss eine Zahlung hinzugefügt werden.
Gutschriften ungeschehen machen
Für Gutschriften gilt genau dasselbe wie für Rechnungen. Entweder die letzte Gutschrift stornieren oder über eine Rechnung einen Gegenbeleg erzeugen (Aktion ausführen -> Stornieren).
Ohne Zahlung
Besteht keine vorhandene Zahlung ist zuerst eine Gutschrift anzulegen.
- Anschließend in der Gutschrift eine Zahlung auf das Kundenkonto legen und speichern.
- In der begutschrifteten Rechnung, die aus der Gutschrift eingetragene Zahlung aus dem Kundenkonto hinterlegen und speichern.
Mit Zahlung
Handelt es sich um eine Rechnung mit Zahlung, wird ebenfalls eine Gutschrift angelegt. Anschließend wird der auszuzahlende Betrag als Zahlungsausgang in der Gutschrift hinterlegt.
Teilweises Begutschriften
Wenn die Rechnung nur teilweise bezahlt wurde, muss sowohl in der Gutschrift die Rücküberweisung durchgeführt werden, als auch den Restbetrag in der Rechnung mittels Kundenkonto aus Gutschrift ausgeziffert werden.
Erfolgt nur eine teilweise Begutschriftung, dann müssen die nicht zu begutschriftenden Positionen aus der noch nicht gespeicherten Gutschrift gelöscht werden. Anschließend muss der noch offene Betrag in der Gutschrift rücküberwiesen werden.
Das Kundenkonto
Das Kundenkonto dient dazu, von Stornierung bzw. Begutschriftung betroffene Beträge auszugleichen. Dabei wird der jeweilige Betrag von einem zum anderen Beleg übertragen.